試用期間と本採用拒否をめぐる会社の対応ポイント

面接時は好印象だったので採用したが、いざ勤務が始まったらガラッと態度が変わって反抗的な態度になったり、あるいは仕事の能力が事前の説明と異なって低すぎることが分かったというときに、会社としては、試用期間満了と同時に本採用を拒否したいと考えます。
もっとも、試用期間といえども、雇用契約自体は成立しているので、安易な本採用拒否はトラブルの元にもなります。
そこで今回は、試用期間満了と本採用拒否をめぐる会社の対応ポイントを解説します。

1 適格性を見極めるために必要な期間を設定する

そもそも試用期間とは、従業員を本採用前に試みに用いて、その能力や適性を会社が見極めるための期間である一方、雇用契約自体は成立しているので、解約権留保付(=解約権が会社側に残されている)雇用契約とされています。

ですので、まずは自社にとって、採用した従業員の能力と適正を見極めるために必要な期間がどれくらいなのか、改めて検討して設定する必要があります。一般的には3か月~半年程度とされています。

そして、試用期間満了を待たずとも本採用拒否できる余地と、逆に試用期間を延長して本採用判断を慎重にできる余地を会社に残すよう、試用期間の短縮と延長がありうることも、就業規則に定めておきましょう。ただ、延長によって試用期間があまりに長くなるのは(1年を超えるなど)、労働者の地位を不安定にさせるので避けましょう。

2 本採用拒否となる事由を列挙する

会社としては、従業員の能力や適性を総合的に判断して本採用拒否に踏み切るわけですが、その根拠は具体的である必要があります。
(従業員)「なんで本採用されないんですか」
(会社)「いや、だって、だめでしょ」とか「ちょっと、期待と違ったんで。自分でも分かるでしょ」
では本人も納得せず、トラブルのもとになります。

法律上も、本採用拒否は「解雇」にあたるので、本採用後の解雇と比べて若干緩和されているとはいえ、「客観的な合理性」と「社会通念上の相当性」が必要とされています。

ですので、就業規則や雇用契約書に、本採用の判断要素として、
①勤怠状況(欠勤、遅刻、早退、勤務態度)、
②勤務能力(求めるスキルやレベル、ホウレンソウの遂行)、
③健康状態(職務にたえられる心身状態)

を記載しておき、会社のさじかげんで本採用を決めるわけではないことを従業員とも共有しておきましょう。

なお、試用期間とすると、このようなしばりを受けることになるから、それは避けたいという動機で、あえて試用期間とはせずに短期の有期雇用契約を結ぶ会社もあります。
けれども、契約期間の定めを設けた目的が、試用期間と同じく、従業員の能力や適性を評価・判断するものである場合は、やはり試用期間と同じ扱いとされ、原則として契約期間満了によって自動的に雇用契約は終了せず、本採用拒否と同じ要件が必要とされていますので、ご留意ください。

3 改善指導の文書を、都度こまめに交付する

試用期間は気づけばあっという間に過ぎてしまうもので、いろいろと不満や言いたいことが募っても、指導履歴や注意した実績が残っておらず、いざ本採用拒否を伝えたら、従業員としては寝耳に水だとしてトラブルになることが多いです。
(従業員)「なんでいきなりクビなんですか」
(会社)「いや、だって、全然できてなかったじゃない」
(従業員)「どこがですが。私はちゃんと仕事してきましたよ。とくに注意も受けてきていないし、納得できないです。」
となると、会社としても不利な立場となってしまいます。

短い期間ではあるけれど、問題点や気になる点があれば、こまめに「注意書」や「改善指導書」を本人に渡して、繰り返し改善指導をしてきた事実を残しておくようにしましょう。
これは、本人のためでもあると同時に、自社のためであるともいえます。

4 本人の納得・同意をめざす

本採用拒否の要件を満たしたとしても、本人が納得しなければ、後々「不当解雇」「違法解雇」だとクレームが持ち込まれ、それに対応しなければならないリスクがあります。
ですので、最終的には本採用拒否を通知するにせよ、いきなりそれだけを実行するのではなく、前もって本人と十分な面接の機会をとり、本人の話や事情も聴き、そのうえで、会社の方針や判断を伝え、最大限、本人の納得と理解を得るようにしましょう。
そして、同意する旨の書面も交わしておきたいところです。
そうすれば、後々になって、「あの本採用拒否は間違っている」というクレームを予防することができます。
仮にクレームや労働審判などを起こされたとしても、「あなたも同意して退職しましたよね」と示す証拠として用いることができます。

「理」だけでなく「情」の部分でも、本人に伝えて納得してもらう方策は、しっかりと手間をかけてでも尽くすべきですし、それが後々にいたって会社を守ることになります。

以上のように、試用期間満了と本採用拒否をめぐる会社の対応ポイントを整理しました。
入社したばかりの従業員と、これから信頼関係を築いていく中で、短い期間で能力や適性を見極めるのは大変なことですが、従業員の納得を得て自社を守るためにも、ていねいなプロセスを経たいところです。

私とても、日ごろ、企業の顧問弁護士として、トラブルになってからの対応ではなく、
“気になる社員がいるんです”という段階から、
「では、こういう記録を取っておいてください」とか、
「こういう指示書を出してみてはいかがですか」とか、
「こんな接し方をしてみてはいかがですか」といったアドバイスや文書作成をしながら、経営者の方と伴走し、トラブルの発生を未然に防ぐように努めています。
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弁護士 波戸岡光太
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